最近在臉書上看到幾篇文章談「時間管理」,這些文章都是用「加法」,讓每個人有更多的時間來使用。

例如使用碎片時間,上下班開車或坐車時間,回到家看電視、發呆或做無聊事的時間,都可以用來學習或工作。

基本上,我不喜歡用「加法」來提高學習或工作的效率。畢竟人生是要平衡的,不能夠所有的時間都用來拼搏。不為無聊事,何遣有涯生?工作與生活必須平衡,有時無聊事也益身心。

在時間管理上,我反而比較喜歡用「減法」。在分享如何用「減法」來提高工作效率之前,我先說個「不拉馬的兵」的故事。

話說在英國某鄉下地方,有個野戰炮兵團駐紮在當地。為了敦親睦鄰,炮兵基地指揮官每年都會舉辦炮兵部隊操演,邀請基地附近的居民們來參觀。

重頭戲當然是炮兵排的實彈射擊操演,只見炮兵們各司其職,裝填炮彈的、測距離的、調高低的,發號施令的、發射炮彈的,行動迅速井然有序的命中目標,可見平時訓練精實,贏得觀眾一致的掌聲。

可是,在野戰炮的後方距離十幾米處,從頭到尾有個炮兵站在那兒一動也不動。

觀眾當中有一位企業家,在演習結束之後,趨前向指揮官致意,並且問了指揮官,為什麼有個兵從頭到尾站在那裡,什麼事都不做?

這下考倒指揮官了,因為從炮兵學校訓練開始,就是這麼操作的,從來也沒有人問過這個問題。他當然答不出來了。

於是,他回到炮兵學校的圖書館,將過去的炮兵操典仔細地研究了一番。才發覺,野戰炮兵必須靈活移動,在19世紀的時候靠著馬來拉炮。因此,在開炮的時候,必須有個兵負責拉著馬,以免馬匹受到驚嚇而到處奔逃。

到了20世紀的今天,已經是靠機動車輛來移動野戰炮,但是那個負責拉馬的兵,還是站在那裡,只是這個兵已經不拉馬了。

在現代企業的工作環境裡,只要你稍加注意,仍然可以看到許多「不拉馬的兵」站在那裡。

1988年我從台灣惠普,調到香港的亞洲總部擔任市場部經理,我的下屬有個 Marcom 部門,他們簽約使用了一個全球知名的公關公司,為惠普產品在亞洲各國的媒體曝光率做統計分析。

這個公關公司每個月會給我們一份報告,惠普亞洲總部及各國的高層大約三十幾人會收到這個月報。這個公關公司合約有多麼昂貴,可想而知。